fbpx
evenement annuleren

Evenement annuleren vanwege het coronavirus; mag dat?

Iedereen loopt op eieren, maar gelukkig is er ook veel begrip voor de huidige situatie; veel organisatoren en promotors willen hun evenement annuleren vanwege het coronavirus (SARS-COV-2 om precies te zijn). Wat betekent dit voor organisatoren, promotors, clubs, artiesten, boekers en bezoekers?

Coronaregels voor evenementen

Ten eerste hangt er veel af van de huidige stand van zaken op virusgebied. De maatregelen die de overheid neemt zijn daarbij uiteraard leidend. Op volle kracht is het in ieder geval nooit. Kostendekkend ook niet. De beleving die bezoekers normaliter verwachten? Dat ook niet. Aangepast? Dat wel. Financieel haalbaar? Dat niet.

Evenementen na de volgende ‘termijn’

Maar wat geldt er voor evenementen die na de huidige tijdlijnen plaatsvinden? Mag je dat evenement als organisator al annuleren of moet je wachten op een overheidsbesluit, met alle risico’s en onduidelijkheden van dien? Het antwoord daarop kan vanuit meerdere perspectieven worden gegeven. Het is een afweging van belangen, gebaseerd op de huidige situatie, maar ook op de regels van overmacht en de contracten en algemene voorwaarden die van toepassing zijn op een bepaald evenement. Zolang de overheid nog geen regeling heeft vastgesteld voor die periode, blijft zo’n evenement in onzekerheid en in een grijs gebied verkeren. Immers, er zijn nog geen regels voor, maar wil je het risico lopen dat de virale crisis nog niet voorbij is en bezoekers mogelijk besmet raken? Aan de andere kant moet je nu gaan plannen, want anders krijg je het dadelijk niet rond.

Het helpt daarbij natuurlijk niet dat de overheid zo onduidelijk blijft, voorbehouden blijft maken en soms simpelweg beloftes niet nakomt en adviezen niet opvolgt.

Evenement annuleren

Een besluit om te ‘annuleren’ kan je alleen goed nemen als je alle omstandigheden in acht neemt. Daar horen dus ook de juridische omstandigheden bij, want er is natuurlijk al flink tijd en geld in de productie van een evenement gaan zitten. De evenementen die voor nu en voor de zomer op het programma staan, zijn doorgaans niet te vergelijken met relatief eenvoudige clubavonden, laat staan braderieën en heiweekenden.

Wil je weten hoe jouw situatie is? Neem dan contact op voor een contractscan en positiebepaling. Ik kan vaak vrij snel zien of bijvoorbeeld leveranciers hun schulden al kunnen opeisen, of algemene voorwaarden op de juiste manier van toepassing zijn verklaard en wat jouw contractuele verplichtingen zijn.

Overmacht

Als een partij – door een overheidsbesluit – zijn of haar verplichtingen uit hoofde van een overeenkomst jegens de andere partij niet kan nakomen (we spreken dan van een niet-toerekenbare tekortkoming in de nakoming van een verbintenis), dan is er sprake van overmacht. Juridisch gezien gaat het dus om een afspraak die iemand niet kan nakomen, maar daar zelf niets aan kan doen. Dat ‘niets aan kunnen doen’ moet dus een externe factor zijn. Naast directe ‘schuld’ moet je daarbij ook kunnen naar toerekening volgens de wet, volgens een rechtshandeling of volgens algemene opvattingen.

Wat het leerstuk van overmacht moeilijker maakt, is dat een beroep op overmacht meestal niet gegrond zal zijn als de nakoming van een bepaalde overeenkomst nog wel mogelijk is, maar misschien later. Dat is dan waarschijnlijk ook de reden dat veel evenementen niet worden afgezegd, maar worden verplaatst. Dit kun je doortrekken naar alle verplichtingen die voortvloeien uit een overeenkomst. Tip: Afzeggen is dus iets anders dan verplaatsen!

Hoge lat

Let op: van overmacht is niet snel sprake. De kans dat een afspraak niet kan worden nagekomen vanwege het huidige coronavirus is op zichzelf nog niet voldoende voor een beroep op overmacht. Er moet dus echt sprake zijn van een beleidsregel (of iets anders) waardoor je echt niet aan je verplichtingen kan voldoen. In sommige andere gevallen zal moeten worden gekeken of een overeenkomst tussen partijen, gelet op de omstandigheden, moet worden aangepast vanwege onvoorziene omstandigheden.

Praktische aanpak

Praktisch gezien, kun je best een evenement annuleren. Maar om dit op de goede, meest efficiënte en eerlijke manier te doen, heeft dat evenement annuleren wat meer voet in aarde. Je moet kijken naar de regels vanuit de overheid, de wet, contracten en algemene voorwaarden en bijvoorbeeld ook naar de financiële consequenties, verzekeringen en langetermijnvisie.

Als je te maken hebt met een partij die een evenement annuleert, dan kun je kijken wat je hebt afgesproken daarover. Soms staat er in een contract dat een partij verzekerd moet zijn. Het is dan van belang om te weten wat die verzekering precies dekt en wat bijvoorbeeld wordt uitgekeerd. Daarbij speelt het ook een rol of de aansprakelijkheid van de annulerende partij is afgedekt in de algemene voorwaarden. Je moet dus goed kijken waar eventuele ruimte zit. Zowel als annulerende partij, als partij die te maken krijgt met een annulering. Het is in ieder geval een goed moment om de contracten die je zelf hanteert eens goed onder de loep te nemen op dit punt. Bewustwording van de contracten die je tekent (of in het geval van algemene voorwaarden; accepteert), zal hierdoor hopelijk ook wel wat toenemen.

Uitsluiting aansprakelijkheid

Kun je alle aansprakelijkheid uitsluiten? Tegenover consumenten niet en tegenover bedrijven is het maar net de vraag onder welke omstandigheden en of dat redelijk is. Die uitsluiting van aansprakelijkheid wordt meestal geregeld in algemene voorwaarden en verkoopovereenkomsten. De juridische term hiervoor is een ‘exoneratiebeding’.


Een bekend exoneratiebeding is het bordje bij de garderobe waarop staat: “De directie is niet aansprakelijk voor diefstal of schade aan uw eigendommen” of de leukste variant daarop: “De directie stelt zich niet aansprakelijk voor schade”. Nogal logisch dat de directie zichzelf niet aansprakelijk stelt voor schade, maar lekker van elkaar blijven kopiëren, jongons.

Exoneratiebeding

De regels voor de uitsluiting van aansprakelijkheid via een exoneratiebeding zijn als volgt:

  • Je kan niet iemand binden aan zo’n beding, zonder de expliciete of stilzwijgende instemming van die partij.
  • Uitsluiting van aansprakelijkheid mag niet in strijd zijn met de wet of openbare orde. Schade door opzettelijke handelingen en wat ze noemen ‘bewuste roekeloosheid’ kunnen niet worden uitgesloten. Misbruik van omstandigheden? Feest gaat niet door (niet dubbelzinnig bedoeld). In strijd met de redelijkheid en billijkheid? Feest gaat ook niet door.
  • De zakelijkheid, professionaliteit, belangen, onderhandelingen, instemming, mate van beperking van aansprakelijkheid, tegenprestatie en zorgplicht spelen een rol bij de uitleg en beoordeling van een exoneratiebeding.
  • In algemene voorwaarden (check de wettelijke regeling hier) is het beding alleen geldig als die voorwaarden van toepassing zijn op de verhouding c.q. overeenkomst met een wederpartij. Als je een exoneratiebeding inroept, maar de andere partij wist er helemaal niet van, dan telt dat dus lekker niet. Voor algemene voorwaarden geldt verder dat deze niet onredelijk bezwarend mogen zijn. In die lijsten staan een aantal punten opgenomen die in algemene voorwaarden tussen ondernemingen en consumenten (of daarop lijkende ondernemers zoals kleine zzp’ers) niet door de beugel kunnen.

Niet door de beugel kunnende uitsluitingen

Bij een overeenkomst tussen een gebruiker en een wederpartij, natuurlijk persoon, die niet handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf (a.k.a. een consument), mag je niet helemaal all out gaan met het maken van afspraken. Sommige dingen mogen niet omdat ze in de wet op een zogenaamde grijze of zwarte lijst staan. Zwart mag sowieso niet. Die lijst staat hier. Grijs zit in de danger zone. Die lijst staat hier. Meestal mogen de ‘grijze bepalingen’ ook niet, maar daar kunnen uitzonderingen op zijn.

Conclusie over annuleren van een evenement en overmacht

Alles in acht nemend, legt het voorgaande hopelijk ook wat beter uit waarom bepaalde organisaties hun evenementen nog niet cancellen. Zolang de overheid nog niet heeft bepaald dat evenementen in een bepaalde periode niet door kunnen gaan is er 1) geen sprake van overmacht en 2) dekt de verzekering de annulering waarschijnlijk niet. Het komt bij het laatste (en dat geldt ook voor contracten en algemene voorwaarden) heel erg aan op de bewoording. Is annulering bijvoorbeeld mogelijk bij een epidemie of ook bij een dreiging van een epidemie. Als je dat scherp leest, kan daar een wereld van verschil inzitten.

Wat betekent dit voor bezoekers?

De keuze van een organisatie of promotor is dus erg van belang. Ook voor de partijen die daarmee te maken krijgen, zoals artiesten, boekers en bezoekers. Wat doet het bijvoorbeeld met de prijs voor een kaartje als er bepaalde artiesten niet kunnen komen optreden of stel dat er 2 podia minder zijn dan beloofd? Je kan als bezoeker je geld terugvragen (bijvoorbeeld door de overeenkomst te ontbinden). In beginsel hoef je geen genoegen te nemen met een voucher, maar als je het financieel kan dragen (en het ok vindt om een klein beetje risico te lopen), accepteer die voucher dan wel. De organisator heeft dat wat ruimte om het evenement later alsnog te organiseren.

Wat moet ik doen als organisator of promotor?

Hoe dan ook, een keuze om een evenement te annuleren, of om dat juist nog niet te doen, raakt alle betrokkenen. Is er wél sprake van overmacht, dan worden de partijen die normaal waren gehouden om aan een overeenkomst te voldoen, van die plicht ontheven. Correct nakomen kan dan niet, want het mag niet van de overheid (in dit geval).

Is er géén sprake van overmacht, dan zou je kunnen zeggen dat er vooralsnog gewoon moet worden nagekomen. De dreiging of mogelijkheid dat een evenementenverbod nog zal gelden, is juridisch gezien denk ik nog geen grond om nu al schadevrij te cancelen. Dit zou dus inhouden dat kaartjes rechtsgeldig zijn betaald en bijvoorbeeld een festival gewoon door moet gaan. De vraag is of dat redelijk is. De redelijkheid kan dan deels worden geregeld in een overeenkomst, maar zal uiteindelijk ook wellicht deels worden beslist door wat de rechter hiervan vindt.

Rechtszaken over evenementen annuleren en aansprakelijkheid

In Amerika (of course) worden al flinke rechtszaken gevoerd over annuleringen en aansprakelijkheid in verband met het huidige coronavirus. Ik verwacht dat dat hier (in mindere mate) ook nog wel zal gebeuren, zeker als het om veel geld gaat. Na tijden van crisis kijken ondernemers toch vaak terug om te kijken waar het is misgegaan en wie daarvoor verantwoordelijk kan worden gehouden. Dat kun je aan de ene kant immoreel noemen, maar aan de andere kant is het een zakelijke beslissing. Als je moet kiezen tussen solidariteit en het laten omvallen van het bedrijf waar je jaren hard voor hebt gewerkt, dan lijkt mij dat een hele lastige keuze.

Beoordelen van een overmachtssituatie of beroep op overmacht

Als je zelf wil beoordelen of er sprake is van overmacht, probeer dan eens de bril van een neutrale derde op te zetten. Dat houdt in dat je probeert je gedachten los te maken van je gevoel en te kijken naar de feiten. Wat is er gebeurt, afgesproken en gezegd? Je kan natuurlijk ook vragen of een vriend of vriendin deze oefening met je kan doen. Verander daarbij de namen van de partijen, maar hou de casus verder in stand. Laat geen dingen weg, want bedenk je dat een rechter daar toch wel achter komt.

De vraag die uiteindelijk beantwoord moet worden is: Als iemand een verplichting uit een overeenkomst niet (meer) kan nakomen, is dat dan de schuld of het risico van die partij? Nadat je die zakelijke toets hebt gedaan, probeer dan ook eens met compassie naar een zaak te kijken. Wat is redelijk en wat zouden de gevolgen van je beslissing op langere termijn zijn? Wil je dat en wat weegt zwaarder? Zijn er ook nog alternatieven?

Eerder schreef ik dit blog over het opzeggen of intrekken van opdrachten vanwege het coronavirus. Handig om te weten!

Controle over je contracten?

Wil jij een keer met een stofkam door je contracten en algemene voorwaarden? Now is the time. Je kan ze ook even aan mij mailen, dan kijken we er samen naar. Dat is misschien net zo relaxed.

Sander Petit

Leave a Comment

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.

%d bloggers liken dit: