Excessieve hospitality rider: Twist off of twistpunt?

Blauwe M&M’s, dure flessen champagne en veertien schalen sushi voor een optreden van 45 minuten. De hospitality rider van sommige artiesten gaat de perken te buiten en plaatsen organisatoren voor een belangrijk dilemma: wil je een artiest op zijn/haar/hen wenken bedienen of zeg je; hallo, het milieu, gaat niet op, kost veel geld en je neemt toch de helft (stiekem) mee naar huis?

Wat is een artiestenrider eigenlijk?

Een rider is het document waarin een artiest of band alle wensen en eisen voor een optreden vastlegt. Je hebt grofweg twee soorten:

• 1. > Technische rider: alles over apparatuur, geluid, licht, podium, apparatuur, stageplan, etc.
  2. > Hospitality rider: wensen backstage en op het podium, zoals eten, CHAMPAGNE HEEL VEEL CHAMPAGNE, handdoeken, kleedkamers, maar ook parkeerplekken, gastenlijst, etc.
     
     

Wanneer wordt een hospitality rider een probleem?

Soms schieten artiesten door in hun wensen. Denk aan een rider van 10 pagina’s, met eisen die niet passen bij het festivalbudget of de locatie. Dit kan leiden tot een geschil: het festival kan of wil niet alles leveren, de artiest dreigt niet op te treden.

Daarnaast blijft er vaak veel over en wordt een deel van de rider stiekem meegenomen. Is het dan niet eigenlijk een verkapte fee? Het is in ieder geval een onberekenbare- en flinke aanslag op de budgettering van een evenement.

Daphne Tijhuis van Lucky the Feel Good Provider begon daar dan ook heel terecht een discussie over op LinkedIn. Kort gezegd, stelde zij de vraag of het normaal is dat als je na een evenement backstage rondloopt, er zo ontzettend veel rider-bestellingen achter blijven.

Nee, dat is niet normaal en groot gelijk dat dit bespreekbaar wordt gemaakt. Kijk, het gaat om een grens en om een balans tussen gastvrijheid, optimale performance en het leuk hebben tijdens en na je optreden. Die balans lijkt steeds vaker zoek te zijn.

Praktische oplossingen

What to do? Nou, ik heb daar een aantal praktische ideeën over:

1. 1. Gewoon via het all you can eat-concept: bestel je te veel en blijft het op je bord liggen, dan wordt het bij je rekening opgeteld c.q. in dit geval afgetrokken van het nog uit te betalen bedrag. Ik weet dat veel artiesten vooraf betaald willen worden, maar je zou best een hospitality reservation kunnen maken.
   2. Worden de dure flessen gewoon ‘stiekem’ mee naar huis genomen? Dan een hospitality budget instellen en excess orders meenemen in de gage voor de artiest. Je krijgt dan een soort omkering, waarbij artiesten kiezen voor een service package: silver is inbegrepen, gold wordt 25% verrekend met de fee en platinum voor 50%. Ook dat systeem is toepasbaar op all-inclusives en minibarren in hotels: complementaire drankjes en additionele drankjes. En tja, flessen die in tassen verdwijnen is eigenlijk natuurlijk pure armoede… Een stage manager zou iemand daarop kunnen aanspreken, maar ga er maar aanstaan.
      
      

Juridisch: wat als afspraken over een hospitality rider niet worden nagekomen?

In veel contracten staat dat de organisator verplicht is de rider te respecteren. Doet hij dat niet, dan mag de artiest het optreden annuleren, terwijl de gage vaak gewoon betaald moet worden.

Andersom: als de rider echt excessief is en niet vooraf (althans; op tijd) is gedeeld én overeengekomen, kan de organisator zich beroepen op onredelijkheid of onvoorziene omstandigheden. Maar: dat is lastig, zeker als de rider onderdeel is van het contract.

Vooraf overeenkomen en achteraf klagen is praktisch en moreel gezien begrijpelijk, maar contractueel gezien weer niet. Afspraak = afspraak.

Dus:

1. Check of de rider integraal onderdeel is van het contract. Vaak wordt in de overeenkomst verwezen naar de rider als bindend document. Is dat niet het geval, dan kun je betogen dat de rider slechts een wensenlijst is. Het hangt dan van de omstandigheden af of die wensen moeten worden ingewilligd.
2. Beoordeel de redelijkheid van de eisen. Excessieve of onredelijke eisen (zoals extreem dure catering, onmogelijke technische wensen) kunnen in strijd zijn met de redelijkheid en billijkheid, zeker als ze niet vooraf zijn gedeeld of niet passen bij het type evenement.
   
   

Juridische stappen bij niet-nakoming

• • Ingebrekestelling: Als de artiest of organisator zich niet aan de afspraken houdt, stuur dan een schriftelijke ingebrekestelling. Geef een redelijke termijn om alsnog na te komen. Er is weleens iemand naar de supermarkt gefietst omdat er geen koude, afgesloten flessen water aanwezig waren en alleen lauw kraanwater uit gore glazen. Nou ben ik niet echt een prinsesje hierin, maar ik vond dit wel het minste wat ze even konden regelen.

• • Opschorten of ontbinden: Blijft nakoming uit, dan kun je de overeenkomst opschorten of (gedeeltelijk) ontbinden. Let op: vaak blijft de gage verschuldigd als de organisator tekortschiet, tenzij de rider echt excessief of onredelijk is.

• • Schadevergoeding: Bij wanprestatie kun je schadevergoeding vorderen, mits de wederpartij in verzuim is geraakt na ingebrekestelling. Mja, met HEEL VEEL CHAMPAGNE niet relevant. Maar hoe zit het ermee als Steve Aoki geen taarten kan gooien? Imagoschade? Volgens dit lijstje met de 20 bizarste riders, zijn twee medium-sized taarten met DIM MAK erop een vereiste.
    
    

Tips voor festivals en artiesten

1. 1. Wees realistisch: stem de rider af op de locatie en het budget.
   2. Communiceer tijdig: bespreek de rider ruim voor het optreden.
   3. Leg afspraken vast: maak duidelijk wat wel en niet wordt geleverd.
   4. Check de rider: voorkom verrassingen door alles goed te lezen en te bespreken.
   5. Duidelijke contracten: wees je bewust van je rechten en gebruik duidelijke contracten.

1.  

Een duidelijk contract is SMART opgeschreven en geeft antwoord op de vragen: wie, wat, waar, wanneer, hoe en hoeveel. Qua champagne? HEEL VEEL. Als je het maar opdrinkt. Maar niet te veel, want je moet nog optreden. En ook niet allemaal laten staan, want zonde van het geld en slecht voor het milieu. Nee, de oplossing is niet om het dan maar mee naar huis te nemen. Oh, wat een luxeproblemen allemaal. Maar wel belangrijk.

 

Tot slot

Een hospitality rider is geen verlanglijstje voor Sinterklaas, maar een praktisch document om het optreden soepel te laten verlopen. Maar als de wensen uit de hand lopen, kan het snel escaleren. Dus: blijf met beide benen op de grond, communiceer helder en leg alles vast.

Hulp nodig?